CÁC BƯỚC KINH DOANH QUÁN CÀ PHÊ THÀNH CÔNG

CÁC BƯỚC KINH DOANH QUÁN CÀ PHÊ THÀNH CÔNG

Cho dù bạn đã có hay chưa có kinh nghiệm kinh doanh quán cafe, thì sự thành bại đều phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị. Dưới đây là 12 lưu ý sẽ hỗ trợ đắc lực trên con đường kinh doanh cà phê của bạn, đặc biệt nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

1. Học pha chế

Nếu bạn chỉ là một nhà đầu tư, bạn có thể không cần trang bị cho mình kỹ năng pha chế. Nhưng nếu bạn tự mình bỏ vốn, tự mình vận hành quán thì kỹ năng pha chế là điều không thể thiếu. Đặc biệt là trong trường hợp quán có quy mô nhỏ. Bạn nên sở hữu những công thức pha chế đồ uống hoàn hảo và chất lượng cho quán mình.

Ngoài ra khi có kiến thức pha chế, bạn có thể tự mình đào tạo nhân viên cho cửa hàng. Hoặc giám sát công việc của nhân viên pha chế. Đảm bảo chất lượng đồ uống trong cửa hàng luôn chuẩn vị và đáp ứng được nhu cầu thưởng thức khác nhau của khách hàng.

Bạn có thể tự mình sáng tạo những công thức pha chế độc đáo. Hoặc đăng ký cho mình một khóa pha chế cà phê chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này,  khuyên bạn nên lựa chọn những khóa pha chế tổng hợp. Bởi vì có được nhiều công thức pha chế hơn sẽ giúp menu cửa hàng bạn có nhiều đồ uống hơn. Cửa hàng phục vụ nhu cầu của những đối tượng khách hàng khác nhau, trong độ tuổi khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn kinh doanh quán cafe hiệu quả.

2. Nghiên cứu thị trường, khoanh vùng khách hàng mục tiêu

Nghiên cứu thị trường là bước bất kỳ ai cũng phải thực hiện trước khi bắt tay vào kinh doanh không chỉ riêng cà phê. Từ kết quả nghiên cứu bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình thị trường, phân khúc thời điểm bạn kinh doanh. Từ đó giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh, quyết định được đối tượng khách hàng mục tiêu và khoanh vùng vị trí muốn mở quán cà phê.

Các bước bạn có thể là để nghiên cứu thị trường:

• Đến với những quán cafe đông khách để thưởng thức đồ uống tại đó, đánh giá chất lượng đồ uống.
• Nghiên cứu menu cửa hàng. Quan sát khách hàng tại đó thường gọi đồ uống gì và quyết định có nên bổ sung đồ uống đó vào trong menu cửa hàng mình hay không.
• Tham khảo giá có thể giúp bạn định giá được đồ uống trong cửa hàng mình.
• Nghiên cứu thêm phong cách thiết kế trong mỗi quán. Tìm ra những điểm khác biệt để áp dụng vào cửa hàng mình.
• Đánh giá những điểm yếu để không lặp lại khi bạn tiến hành thiết kế và xây dựng cửa hàng.

3. Học cách quản lý

Quản lý yếu kém là một trong những lý do khiến rất nhiều quán cà phê đóng cửa sau một thời gian ngắn đi vào hoạt động. Người quản lý phải nắm được mọi vấn đề khi quán đang hoạt động và xử lý một cách thích hợp. Đồng thời phân công công việc và giám sát quá trình, hiệu quả làm việc của nhân viên.

Các kỹ năng quản lý cần trang bị:

• Kế toán: Quản lý các khoản tiền của cửa hàng, thu chi, thua lỗ, lợi nhuận, thuế… Trong trường hợp cửa hàng có thuê kế toán, bạn cũng có thể kiểm soát được toàn bộ tình hình nguồn tiền của cửa hàng.
• Quản lý nhân sự: Nắm bắt được tâm lý nhân viên, phân công công việc phù hợp với khả năng mỗi người và phát huy tối đa năng lực của nhân viên. Để xây dựng một đội ngũ làm việc có tinh thần, trách nhiệm và gắn kết.
• Quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo kiểm soát được hàng hóa trong kho, xuất nhập hàng. Lên kế hoạch nhập hàng sao cho đáp ứng nhu cầu sử dụng của thợ pha chế và các bộ phận khác, sao cho không bị thừa thiếu gây lãng phí.
• Quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là nền tảng quan trọng để bạn mở rộng mối quan hệ với nhiều đơn vị khác. Đồng thời giúp bạn nhận được nhiều ưu đãi hơn, chất lượng nguồn hàng tốt hơn, giá thành rẻ hơn, quá trình vận chuyển nhanh chóng hơn…
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Bao gồm tác phong và thái độ chăm sóc khách hàng.

Hãy trang bị cho nhân viên những kỹ năng cơ bản như:

– luôn tươi cười và thân thiện với khách hàng

– lịch sự, phục vụ nhanh chóng, đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng trong khả năng

– chúc quý khách ngon miệng khi thưởng thức đồ uống

– xin lỗi khi thời gian pha chế đồ uống quá lâu

– chúc khách hàng những điều tốt đẹp và hẹn khách quay trở lại…

Những yếu tốt đơn giản nhưng lại góp phần quyết định khách hàng có quay trở lại với cửa hàng hay không. Nếu bạn muốn nhân viên của mình có tất cả những kỹ năng đó, hãy tự trang bị trước và luôn thể hiện điều đó với khách hàng.

• Bảo dưỡng thiết bị: Bạn cần hiểu rõ các loại thiết bị có trong quán, biết cách sử dụng máy đúng mục đích. Đồng thời kiểm soát được quy trình làm việc của nhân viên, tránh máy hỏng hóc, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cửa hàng

4. Tìm hiểu nguồn nguyên liệu

Chất lượng nguyên liệu quyết định chất lượng đồ uống. Và giá thành nguyên liệu quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của quán cafe. Bạn nên có kiến thức về các vùng nguyên liệu, so sánh chất lượng và giá cả của từng vùng. Đồng thời tìm hiểu phản hồi của khách hàng về chất lượng nguyên liệu đó.

Hãy lựa chọn địa chỉ cung cấp nguyên liệu chất lượng. Ngoài ra, hãy giữ mối quan hệ tốt với đơn vị cung cấp và không thay đổi quá nhiều nguồn cung nguyên liệu.

5. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Hãy hiện thực hóa tất cả những ý tưởng của mình bằng văn bản cụ thể – phác thảo từng bước xây dựng cửa hàng – ước tính chi phí đầu tư và chi phí vận hành cửa hàng trong khoảng 6 tháng đầu tiên… Các bước hoạt động càng chi tiết bao nhiêu bạn sẽ càng biết rõ được những vấn đề mình cần phải đối mặt. Từ đó có thể chuẩn bị sẵn các phương án xử lý nếu điều đó thực sự xảy ra.

Bước này đòi hỏi bạn cần phải có kiến thức về lĩnh vực kinh doanh quán cafe và đồ uống. Đã nghiên cứu thị trường và nắm được xu hướng phát triển của thời điểm đó. Có như vậy kế hoạch lập ra mới bám sát được thực tế.

6. Tìm hiểu các văn bản pháp luật

Những văn bản pháp luật bạn cần phải tìm hiểu bao gồm các loại giấy phép kinh doanh, các loại giấy tờ về an toàn vệ sinh thực phẩm… Bạn cần phải sở hữu tất cả các loại giấy tờ này để quán cafe kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật và được pháp luật bảo vệ.

7. Vốn

Vốn là yếu tố đầu tiên cũng là quan trọng nhất để duy trì hoạt động của cửa hàng. Quy mô cửa hàng khác nhau thì nguồn vốn cần chuẩn bị khác nhau. Nguồn vốn bạn có bao nhiêu sẽ quyết định quy mô cửa hàng như thế nào. Bạn không thể mang trong mình một khoản nợ lớn khi cửa hàng chưa đi vào hoạt động. Và bạn cũng chưa biết thu nhập trung bình mỗi ngày của quán là bao nhiêu. Như vậy khả năng cửa hàng của bạn sẽ phá sản sớm vì không đủ chi phí để duy trì cửa hàng cho đến khi có lợi nhuận.

Bạn cần có kế hoạch sử dụng nguồn vốn hợp lý. Vừa tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng cửa hàng và nguồn nguyên liệu.

Một kế hoạch rõ ràng giúp bạn nắm được các khoản thu chi, cái nào cần cái nào nên bỏ, khoản nào cần bổ sung, khoản nào cần phải cắt giảm. Vốn được sử dụng hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư và có thêm nhiều vốn hơn để chi trả cho các chi phí của quán cà phê khi chính thức đi vào hoạt động.

8. Tìm mặt bằng

Hãy đặt mình vào vị trí khách hàng liệu rằng bạn có sẵn sàng len lỏi vào các ngõ hẻm, đường đi chỉ đủ để 2 xe tránh nhau để thưởng thức cà phê? Hoặc bạn có sẵn sàng rẽ sang bên kia đường và quay ngược lại khoảng 1 – 2km để bước vào quán cà phê bạn đã vô tình lướt qua. Tin chắc rằng sẽ có rất nhiều bạn sẵn sàng làm điều đó nếu chất lượng đồ uống ngon. Nhưng bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để xây dựng thương hiệu và tìm kiếm khách hàng. Thay vì vậy, hãy lựa chọn mặt bằng tại những vị trí tiện đi lại, giao thông thuận tiện. Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí để có thể kéo khách về với quán cà phê.

Ngoài ra, khi lựa chọn mặt bằng bạn cần lựa chọn những khu vực tập trung đông đối tượng khách hàng mục tiêu. Có như vậy doanh thu cửa hàng sẽ tăng lên đáng kể. Ngược lại, bạn không thể tiếp cận được đối tượng khách hàng mục tiêu. Như vậy bạn sẽ phải thay đổi khá nhiều yếu tố để có thể phục vụ những đối tượng khách hàng khác, như: menu đồ uống, phong cách thiết kế quán…

9. Thiết kế cửa hàng và menu

Đối với thiết kế quán cà phê, bạn cần biết được đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến nằm trong đối tượng nào. Có như vậy mới lựa chọn được phong cách thiết kế phù hợp với đối tượng hướng đến.

Ví dụ nếu hướng đến đối tượng là nhân viên văn phòng: bạn cần thiết kế với phong cách thanh lịch và sang trọng, mang lại không gian nghỉ ngơi thư giãn hoặc gặp gỡ khách hàng, đối tác.

Nếu hướng đến đối tượng sinh viên thì thiết kế cần một chút phá cách, bàn ghế có thể lựa chọn bàn nhỏ, ngồi bệt để tiết kiệm không gian… Hiện nay khách hàng đến với quán cà phê không chỉ để uống nước trò chuyện, gặp gỡ khách hàng mà còn để “check in”. Vì vậy một cửa hàng đẹp sẽ thu hút được rất nhiều khách hàng nghiện “sống ảo”.

Ngoài thiết kế không gian quán, bạn cũng cần thiết kế cho cửa hàng một bộ menu đẹp để gây được ấn tượng với khách hàng. Bổ sung thêm những hình ảnh bắt mắt để khách hàng có thể tận mắt nhìn thấy đồ uống mà họ sẽ thưởng thức. Trong quá trình hoạt động, nếu cửa hàng bạn có bổ sung thêm những món đồ uống mới thì bạn hãy cập nhật trong menu. Đồng thời nhân viên giới thiệu trực tiếp đến khách hàng để khách hàng biết đến và quyết định lựa chọn hay không.

10. Tiến hành xây dựng cửa hàng

Thời gian thi công xây dựng và chất lượng cửa hàng phụ thuộc khá nhiều vào các điều kiện bên ngoài như thợ thi công, vận chuyển nguyên vật liệu…. Vì vậy trong suốt khoảng thời gian đó bạn cần theo sát quá trình thi công nhằm đảm bảo chất lượng cửa hàng và đúng tiến độ theo kế hoạch đã đặt ra.

11. Tuyển nhân viên, đào tạo nhân viên

Bạn là người xây dựng nên cửa hàng nhưng nhân viên mới là bộ mặt của quán cà phê. Vì vậy hãy trang bị cho nhân viên những kiến thức cơ bản nhất để chăm sóc khách hàng. M

ột số nguyên tắc bạn cần trang bị cho nhân viên của mình để nâng cao hình ảnh của cửa hàng:

– tươi cười chào khách hàng khi khách bước vào quán

– tham khảo ý kiến của khách hàng

– lựa chọn chỗ ngồi cho khách phù hợp

– tư vấn đồ uống có trong menu cho khách

– luôn tươi cười niềm nở đáp ứng nhu cầu của khách hàng

– tham khảo đánh giá của khách hàng về chất lượng đồ uống….

Bạn cần phải là người đầu tiên thể hiện được sự chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng. Tạo cho mình những thói quen tốt để nhân viên khâm phục tác phong chăm sóc khách của bạn. Có như vậy nhân viên sẽ luôn mang đến dịch vụ chăm khách hàng trong quán tốt nhất.

12. Vận hành quán cà phê

Thời gian đầu quán cà phê đi vào hoạt động, bạn cần giám sát mọi hoạt động của quán. Để có thể nhanh chóng điều chỉnh những vấn đề gây khó khăn trong việc phục vụ khách hàng. Hoặc điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng. Hãy tham khảo ý kiến của khách hàng để điều chỉnh menu đồ uống, điều chỉnh thái độ nhân viên phục vụ…

Tuy nhiên, bạn không nên thay đổi tất cả nhiều khách hàng góp ý, bạn cần xử lý vấn đề một cách tinh tế mà không làm mất đi sự đặc trưng của quán.

Trên đây là 12 điểm cần biết và tìm hiểu trước khi chính thức bắt tay vào kinh doanh quán cafe. Ngoài ra, bạn hãy tham khảo kinh nghiệm từ những người đã và đang kinh doanh quán cà phê. Họ sẽ mang đến cho bạn những kinh nghiệm thực tế mỗi người vướng phải, đó là những kiến thức mà không sách vở nào có thể mang lại cho bạn được.